چرا همه مطب ها و کلینیک ها نیاز به نرم افزار مدیریت دارند؟

استفاده از تکنولوژی کامپیوتر در همه امور بصورت چشم‌گیری افزایش یافته است. این امر در حوزه پزشکی نیز جایگاه ویژه‌ای دارد. بهره‌وری از دستگاه‌های کامپیوتری با امکانات تشخیصی و درمانی از جمله این مواردند. در این میان اتوماسیون دولتی نیز منجر گردیده در اموری چون بیمه و ... مطب‌ها و کلینیک‌های درمانی نیازمند استفاده از کامپیوتر گردند. آنچه در این مطلب به بررسی آن خواهیم پرداخت لزوم نیاز به استفاده از نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک است.

مسائل متعددی در امور مدیریت مطب نقش دارند. مدیریت پرسنل، مدیریت پرونده‌ها، مباحث مربوط به حسابداری و ... . هر کدام از این موارد دغدغه‌هایی را برای پزشک به همراه خواهد داشت. مدیران کلینیک‌ و پزشکان در مطب‌های خود برای مدیریت این امور می بایست زمان و هزینه بسیاری را متحمل شوند. از این رو استفاده از ابزارهای کمکی مانند نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک با در نظر گرفتن تمامی این دغدغه‌ها و ارائه راهکاری مناسب برای آنها می‌توانند کمک شایانی در این امور نمایند.

در ادامه این مطلب به بررسی برخی امکانات مهم در این نوع از نرم افزارها خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.

مدیریت پرونده­ ها

پرونده بیماران در بخش مدارک پزشکی از اهمیت بسیاری برخوردار است. پرونده بیمار حاوی اطلاعات درمانی صورت پذیرفته در مجموعه پزشکی است، اطلاعاتی چون سابقه درمان، سوابق مالی و ... . شاید برای پزشک یا پزشکان در مطب و کلینیک لزوم دیجیتال سازی مدارک پزشکی مهم نباشد و توجه زیاد آنان به بحث درمان ، نسبتا سبب غفلت از این موضوع بسیار مهم گردد.

به گفته بیماران و مراجعین، بخش مدارک پزشکی و پذیرش یکی از مشکل‌دارترین بخش‌های هر مجموعه درمانی است. معمولا این بخش زمان زیادی برای پیگیری امور از مراجعین گرفته و تنش‌های فراوانی میان ایشان با پرسنل بوجود می‌آورد.

پیشرفت تکنولوژی این امکان را فراهم نموده تا با استفاده از نرم افزارهای مدیریتی از جمله نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک و دیجیتال نمودن پرونده‌های پزشکی، بخش عظیمی از مشکلات مروبط به این حوزه حل گردد.

پرونده پزشکی دیجیتال این امکان را برای پزشکان و دندانپزشکان فراهم مینماید که به راحتی به پرونده بیمار دسترسی داشته و تمام اطلاعات

بیمار شامل سوابق درمانی ، سوابق دارویی، آزمایشات و تصاویر درمانی را در پرونده بیمار ثبت نمایند.

حسابداری

حسابداری در مطب‌ها و کلینیک‌ها شامل موارد متعددی می‌گردد. مباحث حقوق و دستمزد پرسنل، هزینه مطب(آب، برق، گاز)، هزینه‌ ابزار و تجهیزات، هزینه‌ی مواد مصرفی و ... در کنار مبالغ دریافتی از بیماران از جمله این موارد است.

بخش حسابداری در نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک این امکان را برای مدیران کلینیک و پزشکان فراهم مینماید تا با چند کلیک ساده گزارشات مربوط به این بخش را دریافت و تصمیمات مدیریتی خود را اتخاذ نمایند.

نوبت دهی بیماران

امروزه از مراکز پزشکی و درمانی و بیمارستان ها تا سالن های آرایشگاهی و باشگاه های ورزشی و بانک ها و... همه و همه نه تنها به نوبت دهی سیستمی احتیاج دارند بلکه به سمت نوبت دهی آنلاین نیز پیش می‌روند. با توجه به اینکه در عصر حاضر بیشتر وقت مردم، با گوشی های هوشمند همراه، تبلت و کامپیوتر سپری می­شود. تعجب آور نخواهد بود که مردم از رزرو نوبت به صورت اینترنتی و آنلاین استقبال بیشتری کنند.

نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک سیستم نوبت دهی قدرتمندی را ایجاد کرده است که علاوه بر امکانات سنتی، نوبت دهی آنلاین را نیز برای

راحتی هرچه بیشتر پرسنل و بیماران فراهم کرده است

گزارش­گیری از عملکرد مالی مطب یا کلینیک

یکی از نقاط قوت نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک امکان گزارشگیری است. در صورت ساختار صحیح گزارش‌گیری، نرم افزار می‌تواند تمامی گزارشات اعم از گزارشات مالی، عملکرد هر پرسنل، عملکرد هر پزشک، انبارداری، مربوطه به درمان بیماران، لابراتوار و غیره را رارئه دهد.

دسترسی به گزارشات مناسب می‌تواند به مدیران مجموعه درمانی در جهت تعیین سیاست‌های کاری و پرسنلس کمک شایانی نماید. در روش سنتی این گزارشات در تعداد بسیاری از کاغذها و دفاتر ثبت می‌گردید و جستجو میان آنها نیازمند ساعت‌ها صرف وقت و هزینه بود.

سامانه پیامکی

یکی از راحت­ترین روش­های پیگیری و ارتباط با بیماران را می­توان استفاده از پیامک اختصاص دانست. می­توان با استفاده از سامانه پیامکی مواردی مانند یادآوری روز درمان، یادآوری اقساط درمان، یادآوری انجام کارهایی که بیمار پس از درمان باید انجام دهد و غیره را اراِئه نمود. در این روش، هزینه تماس برای پزشک کمتر می­شود و نیازی به تماس تلفنی جهت هماهنگی نیست. از سوی دیگر استفاده از اینابزار کمک شایانی در جهت افزایش رضایت بیماران و در نتیجه آن تبلیغات دهان به دهان می‌گردد. همچنین در مواردی منجر به شناسایی بیماران ناراضی خاموش شده و مدیران مجموعه می‌توانند با روشهای مدیریتی متعدد در جهت رفع نارضایتی اقدام نمایند.

انبارداری مطب و کلینیک

در محیط مطب یا کلینیک مواد مصرفی، ابزار و تجهیزات مختلف وجود دارد که یکی از معضلات­ مهم پزشکان و دندان­پزشکان اطلاع از موجودی انبار و یادآوری خرید به موقع از انبار تجهیزات و لوازم است.

یک نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک مناسب، با دارا بودن بخش انبارداری این امکان را فراهم می‌نماید تا موجودی دقیق کالاها تعیین و نقطه سفارش آن به سرعت شناسایی گردد.

سرعت فرآیند افزودن اطلاعات

یکی از مهم‌ترین فاکتور‌ها در رابطه با نرم ‌افزار سرعت کاربری آن است. پذیرش کردن بیماران در زمان‌هایی که مطب شلوغ است بسیار دشوار است برای درک بهتر این موضوع باید توجه داشته باشید که پرسنل مطب باید با سرعت زیاد تمام اطلاعات بیماران را در بازه زمانی کوتاه وارد نرم ‌افزار کنند، هرگونه کندی در رابطه با وارد کردن اطلاعات در نرم‌ افزار سبب پدید آمدن بی نظمی در مطب خواهد‌شد. ازاینرو باید به سرعت کاربری نرم ‌افزار مخصوصاً در قسمت پذیرش بیماران توجه ای ویژه داشت